Ұлттық архив қорын толықтыру және сақтау – тек техникалық жұмыс емес, бұл ұлт жадысын жүйелеу, уақытпен жарысқан жауапты міндет. Бөлімнің негізгі қызметі – ұйымдар мен кәсіпорындар қызметі барысында қалыптасқан, заңнамалық тәртіппен ұлттық құндылық деп танылған тарихи, ғылыми, әлеуметтік және мәдени маңызы бар құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға қабылдау. Әрбір құжат есепке алынып, оның құрамы мен мазмұнындағы өзгерістер тіркеліп отырады. Әсіресе аса құнды құжаттарға ерекше бақылау жүргізіледі.
Архив саласында құжаттың физикалық жай-күйі басты назарда. Мамандар құжаттарды залалсыздандыру, дәрілеу, алдын ала өңдеу, істерді түптеу, өшіп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтіру, мұқабалау, парақтарды нөмірлеу, шаң-тозаңнан тазарту, тігу және топографиялау жұмыстарын жүйелі түрде жүргізеді.
Сонымен қатар архив қоймаларында температуралық-ылғалдылық режимі қатаң сақталып, өрт қауіпсіздігі талаптары қамтамасыз етіледі. Бұл – ғасырлар бойы сақталуы тиіс мұралардың қауіпсіздігі үшін маңызды шарт.
Архив тек сақтау орны емес, ол – ғылыми зерттеу мен таным кеңістігі. Оқу залына келген зерттеушілерге, бөлім қызметкерлеріне, мекемелер мен кәсіпорындарға құжаттарды уақытша пайдалануға беру рәсімделіп, олардың сақталуы мен қайтарылуы қатаң бақылауда ұсталады.
Бөлім өз жұмысын жоспарлы негізде ұйымдастырып, атқарылған іс-шаралар бойынша есеп береді. Бұл жүйелілік – архив қызметінің сапасын қамтамасыз ететін басты қағида.
«Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында құжаттарды сканерлеу, электрондық форматқа көшіру және электронды архив жүйесіне енгізу жұмыстары жүргізілуде. Бұл – бір жағынан құжаттардың сақталуын қамтамасыз етсе, екінші жағынан оларды қашықтан қолжетімді етуге мүмкіндік береді.
Цифрландыру – архив ісін заманауи деңгейге көтеріп, тарихи мұраны келешек ұрпаққа жаңа форматта ұсынудың тиімді жолы.
Ұлттық архив қоры – елдің рухани тірегі. Оны толықтыру, сақтау және ұқыпты пайдалану – өткенге құрмет, болашаққа аманат.
Жетісу облысының мемлекеттік архиві осы жауапты міндетті абыроймен атқарып келеді.
К. Ахметова,
Жетісу облысының мемлекеттік
архивінің бөлім басшысы.
